役員レベルの歓迎ランチの幹事に任命されたら知っておきたい予算や席順等のポイント

歓迎会の食事・ランチにおすすめの宅配弁当を主要エリアから探す

歓送迎会の食事といえば、幹事の方がお店を予約して、みんなで楽しく食べながら話すのが一般的ですが、昨今の情勢で外での食事が気になる方も多いかと思います。そこで今回はオフィスにデリバリーできる宅配弁当をエリア別にご紹介しています。

役員レベルの歓迎ランチで幹事になったらまずすべきこと

会社の昼休みに行われるランチ会。通常はカジュアルな食事会になりますが、役員レベルとなると勝手が違います。

予算があるといっても、あまり安いところに行くわけにもいかないし、役職の肩書きによる席順も重要です。幹事を任されたら、まずは誰が参加するのかを確認しましょう。歓迎会に参加する役員の方々の年齢によって食事内容を決めます。

予算はいくらくらいで組むべきか

役員レベルの食事会ですから、予算にはそれなりの余裕をもって計画を立てることが大事です。

役員ともなるとご年配の方も多いため、メニューには和食が考えやすいですが、和食は洋食に比べて価格が高め。

金額設定は、役員不参加の通常ランチで〜1,500円くらいと考えると、役員レベルの歓迎ランチでは、ちょっと贅沢に2,500円くらいのランチを用意するのがいいでしょう。

大事な席順についてしっかり決めておく

席順は、歓迎会の主役は誰なのかによって異なります。

基本的に、主役が一番上座に座り、その隣から肩書順に並びます。会社役員会での並び順に準ずればよいと思いますが、わからない場合は前もって確認しておきましょう。

当日の進行をスムーズにするために、幹事はあらかじめ席表を作成しておくのも良いかもしれません。

経費精算はどうなるのかを確認しておく

幹事をする上で特に重要なのが、会費などお金の管理です。

歓迎会など会社内のイベントは、基本的に代金を経費として計上できます。その際にどのような清算手続きになるのか事前にきちんと把握しておきましょう。それによって当日お店に支払えばいいのか、領収書や請求書の宛名書きはどうするのかなどが異なってきます。

会社の総務部にこれまでの経費精算の先例を確認しておくと安心です。

ランチの金額設定と時間設定をして予約を取る

予約の際には、予算の金額設定をしたうえで食事メニューをすべて確認しましょう。

年配の役員の中には苦手なものがあったり、服薬していて食べられないものがあったりする場合があるので、その点をきちんと配慮します。

また、役員は忙しい人が多いので時間調整も非常に大事。昼休み前後の時間は予定が読めないことも多いので、役員のランチ前後の予定はきちんと把握しておきましょう。昼食がずれ込むことも考慮して、時間の余裕を持たせた予約ができると安心です。