席次の基本と応用

会議の基本知識をおさらいしましょう!

会議室や応接室で、誰がどこに座るのが正しいのか?

ビジネスにおいて守るべき基本的なルールの1つに「席次(せきじ)」があります。一言に席次と言っても、部屋のつくり、机の配置、椅子の種類などで、様々なパターンがあります。ビジネスマナーとして既に身につけている方も、習ったけれども忘れてしまったという方も、こちらで、あらためて席次のおさらいをしてみてください。様々なパターンがあるとはいえ、席次の考え方の基本は目上の方への敬意やおもてなしの心にあります。


席次の基本と応用

席次に迷った時には、相手を思いやる気持ちで考えてみると、意外とすんなり答えが導けるはずです。


【基本】入り口から最も遠い席が上座

目上の人やお客さまに座っていただく、その部屋で最も良い席を「上座(かみざ)」といいます。
対して、目下の人やもてなす側が座る席を「下座(しもざ)」といいます。
基本的には、出入り口から最も遠い席が上座、出入り口に最も近い席が下座となります。ただし、窓から見える景色が良い部屋では、出入り口から近い席であっても上座となる場合があります。これは目上の人やお客さまに、景色を楽しんでもらおうという日本らしい心遣いによるものです。


会議室・応接室での席次

自社の会議室にお客さまを招く場合は、出入り口から遠い列の中央の席が上座となります。
また、応接室での席次は、1人掛けの椅子よりもソファーの、中央ではなく一番奥が上座となります。
会議室と応接室では、上座の位置が異なるので気をつけましょう。


議長席がある会議室での席次

ロの字型に席が配置されている場合は、出入り口から一番遠い席が上座となり、以降、議長から近い席から順番に上座となります。
コの字型に席が配置されている場合は、議長から見て右側が上座となり、以降、左右交互で順番に上座となります。


会議中のお弁当提供のポイント

会議を成功させるためのHow Toもあわせてご紹介します。


お弁当、飲み物をスムーズに配るコツ

配達時間の共有

前もって、議長や上司に何時にお弁当が配達されるのかを伝えておくとスムーズです。特に、会議開始後にデリバリーされる可能性がある場合は、会議進行の妨げにならない為にも、予めコミュニケーションを取っておくことが大切となります。

配膳準備

会議室の広さに余裕があるのであれば、お弁当やお茶などの飲み物の置場として、予め長机や袖机を1台確保しておくのが良いでしょう。お弁当や飲み物が配達されたら、食事時間になるまで配膳台としてお弁当を並べて(重ねて)置きます。配達に使用された段ボールや通い箱から出したお弁当や飲み物を、直接参加者に配るのはあまり上品ではなく、中には抵抗を感じられる方もいらっしゃるので要注意です。

配膳

特に上席の方3-5名分は、同じタイミングでお弁当やお茶をお配りできるよう、複数名スタッフを配置しておくとスムーズです。残りの方の分について、特に数十名を超えるような参加者が多い会議の場合は、主要なお客さまや上席の重役の貴重な時間を無駄にしないようにすることを重視します。会議用資料の配布をする時と同じように、「お廻しいただけますか」と出席者に声掛けをして、どんどん下座へお弁当を送ってもらうようにするのも、配慮となります。


会議が長引いた場合の対応

時間が延びた場合の対処法

時間通りに会議が進行すれば良いのですが、食事の予定時刻を過ぎても会議が続く場合があります。そのような場合には、定刻を15分~20分過ぎた時点で議長(または幹事、上司)に、いったんメモを入れます。メモ用紙には、イエスかノーで手短かに答えられるよう「お弁当をお持ちしますか」等、大きな文字で短文で届けるのがお勧めです。

予め時間内に終わらないことが予想できる場合

「この定例会は毎回時間内に終わらない」など、予め予想ができる会議の場合は、前もって議長(または幹事、上司)と、「何時を過ぎたらお弁当を持ち込む」といったことを打ち合わせておくと良いでしょう。その際にも、前述したとおり「配膳台」となる、別机の用意をお勧めします。会議の邪魔をせず、配膳準備のための置場として使うことができます。


ごみを引き上げるタイミング

事前の打ち合わせでスムーズに対応

「〇時になったら、お弁当や飲み物を下げる」というスケジュールを、議長(または幹事、上司)と事前に打ち合わせておけば、気兼ねなく会議室や応接室に入室できます。また、食事のスタートが遅れた場合は、お弁当や飲み物の配膳時に、議長(または幹事、上司)に「〇分後にお膳を下げに参ります」と、一言声掛けして認識を合わせておけば、同様にスムーズにごみを下げにいくことができます。

打ち合わせができなかった場合の対処法

そのような打ち合わせが不可能だった場合は、予定通りの食事スタートなら40分~1時間後、進行が遅れてしまっている場合は全体のスケジュールに合わせ、食事スタートから20~30分後に、会議室や応接室に行くと良いでしょう。その場合、むやみに会議室を見渡すことはせず、まずは議長(または幹事、上司)とアイコンタクトを取るなどして、室内の様子を察しつつ対応をしてください。


スムーズな後片付けは好印象を与えるチャンス

手早く綺麗に

空き容器を下げる際に重要なのは「手早く」「汚さない」の2点です。食べ終わった後のお弁当箱は既に”ごみ”なので、配膳する時ほどの丁寧さを追求する必要はありません。逆に、配達時の段ボールや通い箱、大型のビニール袋を持ち込み、スピーディーに回収することが大切です。分別は回収後、室外で行いましょう。

次回のお弁当選びの参考に

重役やお客さまが残してしまわれたお料理や食材がないかはチェックをしておきましょう。次回以降のお弁当選びの提案に役立ちます。全体的な完食の傾向等も、気に留めておくと良いでしょう。

おもてなしの気持ちを忘れずに

例え机の上に書類などが散らばっていたとしても、拭けるところは布巾で綺麗にする、またはその姿勢を見せることで、相手に好印象を与えることができます。不要と言われれば、それは一刻も早い退出を急かされていると判断して、即座に退室をしましょう。


学会や大規模会議の場合

休憩室を用意しておく

学会や、社内セミナー、部門を横断した全社ミーティング等、長時間にわたって行われる会議を行う場合は、会議室とは別に「休憩室」を確保しておくのも手です。会議室ほど大きくある必要はありませんが、セルフサービスのコーヒーや、手を汚さず食べられるピンチョスタイプのスイーツをケータリングしておくと喜ばれます。

まとめ

  • 基本の席次は入り口から最も遠い席が上座
  • お弁当は会議の目的別に選び分けが必要
  • 配膳、回収のタイミングは事前の打ち合わでスムーズに
  • 後片付けは次回に繋げるチャンス
  • おもてなしの気持ちを忘れずに

会議タイプ別 会議向けのお弁当

一言で会議弁当といっても、会議の目的や性質によって、出すのに適しているお弁当は変わります。「重役会議・接待」「社内ランチミーティング」「社内研修」「学会・セミナー」の4タイプの会議について、それぞれどのようなお弁当を選ぶと良いのかをタイプ別にご紹介します。

重役会議・接待

味、見た目、価格のバランスが良いもの、有名店、有名シェフが監修した話題性のあるものなど、予算との兼ね合いを見て適したお弁当をお選びください。

社内ランチミーティング

気軽に食べられるサンドイッチやおにぎりなどの軽食が選ばれることが多いです。予算に合わせて様々なお弁当をお楽しみください。

社内研修

手ごろな価格であり、一回で2~3種類用意をできる店舗のお弁当が選ばれることが多いです。参加者の年齢層が若い場合は、ボリュームもチェックしておきましょう。

学会・セミナー

色々な味を少しずつ楽しめるお弁当が好まれます。中でも、老若男女問わずに喜ばれることが多い、和食系やお魚系のお弁当は人気が高いです。

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