企業でイベントやケータリングサービスをご利用いただく際、「美味しい料理を提供してもらえるのは嬉しいけれど、請求書の処理が大変…」というお声をよくいただきます。特に複数回のご注文や、社内の経理システムとの兼ね合いで、請求書周りの事務作業が負担になってしまうケースが少なくありません。
そこで今回は、ごちクルの営業部に寄せられる「請求書に関するよくあるご相談」と、その具体的な解決方法をご紹介します。お客様の業務効率化をサポートする取り組みを通じて、より快適にサービスをご利用いただけるよう努めています。
よくあるご相談①：複数注文時の請求書管理が大変で・・・
お客様のお困りごと
「月に何回も弁当を依頼するのですが、その都度請求書が届くので管理が大変でした。経理担当からも『請求書の枚数が多すぎて処理に時間がかかる』と言われてしまって…」
このようなご相談は、長期間のイベントを開催される企業様や、部署ごとに複数回のご注文をいただく場合によくいただきます。確かに、1回のご注文につき1枚の請求書が発行されると、月末の処理業務が煩雑になってしまいますよね。
営業部の対応方法：合算請求書サービス
そこで営業部では、複数のご注文を1枚の請求書におまとめする「合算請求書」サービスを提供しています。
例えば、月内に5回の弁当注文をいただいた場合、通常であれば5枚の請求書をお送りするところを、1枚の請求書にまとめて発行いたします。請求書には各回の詳細（日付、内容、金額）を明記し合計金額を記載するため、内容の透明性も保たれます。
お客様の声
「請求書をまとめてもらってから、経理処理の時間が大幅に短縮されました。月末の忙しい時期でも、請求書1枚分の処理だけで済むので、他の業務に時間を回せるようになりました」
よくあるご相談②：請求書に社内の管理番号を明記できますか？
お客様のお困りごと
「うちの会社では、請求書にPO番号や部署コードなどの管理番号を記載してもらわないと、経理システムで処理できないんです。対応してもらえますか？」
大企業や官公庁、外資系企業では、独自の予算管理システムを導入していることも多く、請求書に特定の管理番号の記載が必要なケースがよくあります。これらの番号がないと、社内での承認プロセスが進まず、支払いが遅れてしまう原因にもなりかねません。
営業部の対応方法：備考欄への管理番号記載
営業部では、お客様からご指定いただいたPO番号や部署コード、プロジェクト番号などを請求書の備考欄に記載するサービスを行っています。
ご注文時に必要な管理番号をお教えいただければ、請求書発行時に漏れなく記載いたします。複数の管理番号が必要な場合や、注文ごとに異なる番号を使用される場合にも柔軟に対応可能です。
お客様の声
「毎回きちんと管理番号を記載してもらえるので、社内の承認がスムーズに進みます。他の業者さんだと忘れられることもあるのですが、ごちクルさんは毎回確実に対応してくれるので安心してお任せできます」
よくあるご相談③：自社独自の請求システムへの請求書UPが必要なのですが
お客様のお困りごと
「弊社では独自の支払い・請求管理ツールを使用しており、取引業者にはこのシステムを通じて請求書を提出してもらっています。対応可能でしょうか？」
近年、企業の業務効率化やペーパーレス化の推進により、独自の電子請求システムを導入される企業が増えています。しかし、システムが異なると注文受け側の対応可否によっては、取引を断られてしまうケースもあるようです。
営業部の対応方法：規定ツールへの請求書提出代行
営業部では、お客様の規定の請求・支払いツールへの請求書提出代行サービスを行っています。
事前にシステムの使用方法をレクチャーしていただければ、営業担当者がお客様の規定システムに直接請求書データを入力・提出いたします。PDFファイルのアップロードが必要な場合や、特定のフォーマットでの入力が求められる場合にも対応可能です。
お客様の声
「他の業者さんには『システムが複雑で対応できない』と言われることが多いのですが、営業の方が快く引き受けてくれて助かりました。おかげで社内の支払いサイクルも正常に回っています」
お客様の業務効率化をサポート
これらの請求書対応サービスを通じて、多くのお客様から「事務処理の負担が軽減された」「社内の承認プロセスがスムーズになった」といったお声をいただいています。
ごちクルでは、美味しいお料理をお届けするだけでなく、お客様の業務効率化もサポートしたいと考えています。請求書に関するご要望やお困りごとがございましたら、ご注文時またはお気軽に営業担当者までご相談ください。
企業様それぞれに異なる事情や要望に、可能な限り柔軟に対応させていただきます。「こんな対応は可能？」と思われることがございましたら、まずはお声がけください。営業部一同、お客様に寄り添ったサービス提供を心がけてまいります。
詳しいサービス内容やご相談については、以下をご覧ください
まずは無料のお見積りから、お気軽にご相談ください。 https://gochikuru.com/lp/concierge/
今回ご利用いただいたサービス
ごちクルは、会議やイベント向けの宅配弁当・仕出し弁当の総合サイトです。14,000種類以上の有名店や隠れ名店のお弁当をご指定の日時、場所へお届けします！会議、接待で必要となる会議用弁当や、イベントスタッフ用弁当として大量注文したい時などに便利です。リーズナブルなお弁当から高級弁当まで幅広く展開。ぜひお気に入りの一品を見つけてみてください。
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